ProForma erfordert keinerlei Eingriffe in das datenerzeugende System. Denn ProForma bezieht die Daten über den betriebssystemeigenen Druckdienst: Sie drucken einfach wie gewohnt. Dazu verwenden Sie den ProForma Eingangsdrucker. Der Eingangsdrucker leitet die Druckdaten über den Druckdienst weiter an ProForma. ProForma analysiert die Daten und bearbeitet diese nach Vorgabe.

Beispiel:
Abhängig vom Konzernunternehmen druckt ProForma den passenden Briefkopf ein, so dass kein vorgedrucktes Briefpapier mehr benötigt wird. Die AGBs werden auf die Rückseite der ersten Seite ausgegeben. Anschließend wird das Schreiben in der ProForma-Datenbank oder einem Archivsystem gespeichert. ProForma extrahiert die erforderlichen Indexfelder und übergibt sie an das nachfolgende System. Anhand der Abteilungsnummer und des Datums sorgt es außerdem dafür, dass das Schreiben leicht wieder auffindbar ist (z.B. im Unterbaum Versicherungen - Haftpflicht).