DATENSCHUTZERKLÄRUNG

ProForma PORTAL

1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten

Wir stellen Ihnen neben unserem Online-Angebot eine mobile App zur Verfügung, die Sie auf Ihr mobiles Endgerät (Smartphone/Tablet mit iOS oder Android) herunterladen und installieren können. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung des ProForma PORTALs und/oder Nutzung der mobilen App „ProForma PORTAL“. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist CSW Peripheriesysteme GmbH, Peter Vroomen / Michael Schepers, Herrenpfad-Süd 18, 41334 Nettetal, info@cswgmbh.de, Tel. 02157 / 12913-0.

Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Stefan Kleinermann, erreichen Sie unter info@das-datenschutz-team.de, Tel. 02401 / 60540

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular wird Ihre E-Mail-Adresse und – falls Sie von Ihnen angegeben werden – Ihren Name und Ihre Telefonnummer von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder – im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken die Verarbeitung ein.

Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

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2. Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung des ProForma PORTAL

Bei Herunterladen der mobilen App „ProForma PORTAL“ werden die erforderlichen Informationen an den App Store (Apple App Store oder Google Play Store) übertragen, insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer Ihres Accounts, Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich. Wir verarbeiten die Daten nur, soweit es für das Herunterladen der mobilen App „ProForma PORTAL“ auf Ihr mobiles Endgerät notwendig ist.

Bei Nutzung des ProForma PORTAL oder der mobilen App „ProForma PORTAL“ erheben wir die nachfolgend beschriebenen personenbezogenen Daten, die auf dem Server des entsprechenden ProForma PORTALs gespeichert werden. Bei der Erstanmeldung müssen Sie Ihre individuellen Zugangsdaten eingeben. Diese werden nicht in der ProForma PORTAL App gespeichert. Mit der Registrierung des Gerätes im ProForma PORTAL wird ein individuell eindeutiger Zugangsschlüssel erstellt, mit dem zukünftige Anmeldungen autorisiert werden. Dieser Schlüssel wird auf dem mobilen Gerät gespeichert. (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

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• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

• Browsertyp

• Betriebssystem und dessen Oberfläche

• Sprache und Version der Browsersoftware.

• Internetseite

• Sitzungstyp​

In unserer mobile App „ProForma PORTAL“ setzen wir keine Cookies ein. Zur Benutzerauthentifizierung werden jedoch sog. Zugangstokens gespeichert.

Bei Nutzung des ProForma PORTALs per Browser werden sogenannte „Session-Cookies“ und „PORTAL Cookie Status“ eingesetzt. Session-Cookies zeichnen sich dadurch aus, dass sie automatisch nach Ende der Browser-Sitzung wieder von Ihrer Festplatte gelöscht werden.

Push Benachrichtigungen werden über google cloud messanging versendet, sofern aktiviert.

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Diese Daten werden automatisch an uns übermittelt, (i) um Ihnen den Dienst und die damit verbundenen Funktionen zur Verfügung zu stellen; (ii) die Funktionen und Leistungsmerkmale zu verbessern und (iii) Missbrauch sowie Fehlfunktionen vorzubeugen und zu beseitigen. Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass (i) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Nutzung des ProForma PORTALs erforderlich ist, oder (ii) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der Systems zu gewährleisten und einen markt- und interessengerechten Dienst anbieten zu können, das hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO überwiegt.

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3. Nutzeraccounts und Anmeldung

Wenn Sie sich über die mobile App „ProForma PORTAL“ anmelden, verwenden wir Ihren individuellen Zugangsschlüssel, um Ihnen den Zugang zu Ihrem Nutzeraccount im ProForma PORTAL zu gewähren und diesen zu verwalten („Pflichtangaben“). Bei Anmeldung an dem ProForma PORTAL über einen Browser, verwenden wir Ihre persönlichen Zugangsdaten um Ihnen den Zugang zu Ihrem Nutzeraccount im ProForma PORTAL zu gewähren und diesen zu verwalten („Pflichtangaben“). Im PORTAL sind ggf. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Personalnummer und Dokumente hinterlegt.

Die von Ihnen im Rahmen einer Anmeldung eingegebenen Daten werden von uns verarbeitet und verwendet, (i) um Ihre Berechtigung zur Verwaltung des Nutzeraccounts zu verifizieren; (II) die Nutzungsbedingungen der App „ProForma PORTAL“ sowie alle damit verbundenen Rechte und Pflichten durchzusetzen.

Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass (i) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Nutzung der App „ProForma PORTAL“ erforderlich ist, oder (ii) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App „ProForma PORTAL“ zu gewährleisten, das hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO überwiegt.

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4. Weitergabe und Übertragung von Daten

Zur Sendung von sog. „Push Notifications“ innerhalb der App „ProForma PORTAL“ können wir Ihre personenbezogenen Daten an einen externen Dienstleister übermitteln. Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass (i) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten für administrative Zwecke weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nicht überwiegen und (ii) wir den externen Dienstleister im Rahmen von Art. 28 Abs. 1 DSGVO als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt, regelmäßig überprüfen und vertraglich verpflichtet haben, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich entsprechend unserer Weisungen zu verarbeiten.

Eine Weitergabe personenbezogenen Daten erfolgt ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung neben dem in 5.1 genannten Fall lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist, oder wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung der App „ProForma PORTAL“ oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist. In dem Fall werden personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Behörden sowie ggf. an geschädigte Dritte oder Rechtsberater weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur, wenn Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderen Rechtsansprüchen dient. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, und die Finanzbehörden.

Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass (i) die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. nationalen rechtlichen Vorgaben zur Weitergabe von Daten an Strafverfolgungsbehörden unterliegen, oder (ii) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten bei Vorliegen von Anhaltspunkten für missbräuchliches Verhalten oder zur Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen, anderer Bedingungen oder von Rechtsansprüchen an die genannten Dritten weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nicht überwiegen.

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5. Nutzung der App „ProForma PORTAL“

• Im Rahmen der App „ProForma PORTAL“ können Sie diverse Informationen, Aufgaben und Aktivitäten eingeben, verwalten und bearbeiten. Die App „ProForma PORTAL“ erfordert darüber hinaus folgende Berechtigungen:

• Internetzugriff: Dieser wird benötigt, um Ihre Eingaben auf unseren Servern zu speichern.

• Netzwerkverbindungen abrufen: Dies wird benötigt zur Prüfung ob Ihr gerät eine Verbindung zum Server zwecks Datenaustausch mit dem Server hat.

• Kamerazugriff: Dieser kann verwendet werden, damit Sie Ihr mobiles Gerät bei der Ersteinrichtung authentifizieren (QR-Code Scan) können und zur Anmeldung an der ProForma PORTAL APP mit der eingestellten Gerätesicherheit (Gesichtserkennung).

• Die Verarbeitung und Verwendung von Nutzungsdaten erfolgt zur Bereitstellung des Dienstes. Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Nutzung der App „ProForma PORTAL“ erforderlich ist.

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6. Datenübermittlungen in Drittländer

Wir verarbeiten keine Daten außerhalb der Europäischen Union („EU“) oder des Europäischen Wirtschaftsraumes („EWR“).

Ihre Rechte

• Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);

• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO);

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO);

• Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen zu beschweren.

Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de, Tel. 0211 / 384240.

7. Zweckänderungen

Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken erfolgen nur, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie in den geänderten Zweck der Datenverarbeitung eingewilligt haben. Im Falle einer Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken als denen, für den die Daten ursprünglich erhoben worden sind, informieren wir Sie vor der Weiterverarbeitung über diese anderen Zwecke und stellen Ihnen sämtliche weitere hierfür maßgeblichen Informationen zur Verfügung.

8. Zeitraum der Datenspeicherung

• Eine automatische Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt nicht auf der ProForma PORTAL APP.

• Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten auf dem ProForma PORTAL Server obliegt dem jeweiligen PORTAL Administrator.

• Spezifische Angaben in dieser Datenschutzerklärung oder rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten, insbesondere solcher, die wir aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, bleiben unberührt.

9. Kontakt

• Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben oder möchten Sie die unter Ziffer 2 genannten Rechte als betroffene Person ausüben, wenden Sie sich bitte an CSW Peripheriesysteme GmbH, Herrenpfad-Süd 18, 41334 Nettetal, info@cswgmbh.de, Tel. 02157 / 12913-0.

• Bei Fragen oder Anmerkungen zum praktischen Umgang und der Bedienung der App oder bei Supportanfragen wenden Sie sich bitte support@cswgmbh.de

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir halten diese Datenschutzerklärung immer auf dem neuesten Stand. Deshalb behalten wir uns vor, sie von Zeit zu Zeit zu ändern und Änderungen bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten nachzupflegen. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist innerhalb der App abrufbar.