Ein Traditionsunternehmen aus dem Emsland sendet monatlich ca. 380 Abrechnungen komplett digital an seine Mitarbeiter*innen über ProForma PORTAL. Es werden die Personaldokumente Lohn/Gehalt, DEÜV und Elsterbescheinigung an alle Mitarbeiter*innen digital verteilt. Die Dokumente stehen den Mitarbeiter*innen dort bis zu 36 Monate permanent zur Verfügung.

Die Zuordnung der Dokumente im PORTAL erfolgt über den Benutzernamen (Vorname + Nachname + Personalnummer).

Die Benutzer werden über eine CSV-Datei importiert. Alle Mitarbeiter*innen haben Ihre Zugangsdaten per Kennwortbrief einmalig erhalten.

Das ProForma PORTAL ist so eingestellt, dass das Kennwort bei der ersten Anmeldung geändert werden muss. Optional kann eine E-Mail-Adresse im Benutzerprofil hinterlegt werden.

Dokumente ohne Zuordnung im ProForma PORTAL, werden automatisch auf dem PDF-Producer ausgedruckt.

Im Einsatz befinden sich folgende Produkte/Module:

• ProForma infinitec PROFESSIONAL

• ProForma PORTAL bis 500 User

• ProForma PORTAL App

• Hosting

Kundenanwendung: eGecko

Was sind die Vorteile beim digtalen Versand?

• Zugriff erfolgt unabhängig vom benutzen Endgerät (Browser oder App)

• Personalabteilung kann den Versand auch vom mobilen Büro durchführen

• Permanente Verfügbarkeit ortsunabhängig, 365/24

• Schnelle und einfache Kommunikation in "Echtzeit"

• Mitarbeiter*innen erhalten "aktive" Benachrichtigung bei neuen Daten (Push oder E-Mail)

• Dokumente können bei Bedarf wieder entfernt werden

• Thema "Nachhaltigkeit", Go Green

• Moderne Art der Kommunikation

• Entlastung der Personalabteilung (HR)

• Kosteneinsparung (Logistik, Druckkosten, Wartung, Papier, Briefumschläge, Portokosten)