Ein europaweit tätiges Unternehmen aus dem Norden Deutschlands sendet monatlich ca. 2.000 Abrechnungen im Hybrid-Verfahren entweder digital an das ProForma PORTAL, oder klassisch in Papierform an seine Mitarbeiter*innen. Es werden die Personaldokumente (Lohn/Gehalt, DEÜV und Elsterbescheinigung) aus SAP-HR verarbeitet.

Die Entgeltabrechnungen kommen als ASCII Dateien (PC850 Unicode), DEÜV und Elster im EMF-Format. Alle Dokumente werden über den Drucker SAPSPrint übermittelt.

Die Zuordnung der Dokumente zum ProForma PORTAL erfolgt über die Personalnummer und den gesamten Namen der Mitarbeiter*innen. Durch die Kombination der beiden Kriterien wird sichergestellt, dass Überschneidungen nicht auftreten können.

Alle Benutzer*innen die nicht im PORTAL vorhanden sind und für die noch kein Registrierungsbrief per ODBC-Abfrage erstellt wurde, erhalten automatisch zu ihrer Abrechnung einen Registrierungsbrief.

Sollten sich diejenigen Mitarbeiter*innen künftig für den digitalen Empfang entscheiden, wird ab dem Zeitpunkt der Registrierung im PORTAL, kein Papier mehr an sie versandt.

Im ProForma Output Manager werden je nachdem, ob die Benutzer*innen im PORTAL registriert sind, Dokumentbäume für das PORTAL und den Druck erstellt. Diese sehen wie folgt aus:

• Verdienstabrechnung (Druck)

• Verdienstabrechnung (Portal)

• DEÜV (Druck)

• DEÜV (Portal)

• Elsterbescheinigung (Druck)

• Elsterbescheinigung (Portal)

Einzig der Registrierungsbrief ist nur für den Druck vorgesehen. Hierüber wird gesteuert, ob Mitarbeiter*innen ihre Abrechnungen weiter per Brief in Papierform bekommen möchte.

Im Einsatz befinden sich folgendeProdukte/Module:

- ProForma infinitec PROFESSIONAL

- ProForma infinitec ODBC

- ProForma Output Manager PROFESSIONAL

- ProForma PORTAL bis 2.500 User

- Hosting

Kundenanwendung: SAP-HR

Was sind die Vorteile des hybriden Versands?

• Vollautomatische Verarbeitung wenn noch nicht alle für den digitalen Weg optiert haben

• Keine Sortierung "digitaler" und "analoger" Empfänger*innen erforderlich

• Digitaler und klassischer Versand in einem Arbeitsgang realisierbar

• Automatischer Übergang von bisherigem Papierversand zur digitalen Versendung

Was sind die Vorteile beim digtalen Versand?

• Zugriff erfolgt unabhängig vom benutzen Endgerät (Browser oder App)

• Personalabteilung kann den Versand auch vom mobilen Büro durchführen

• Permanente Verfügbarkeit ortsunabhängig, 365/24

• Schnelle und einfache Kommunikation in "Echtzeit"

• Mitarbeiter*innen erhalten "aktive" Benachrichtigung bei neuen Daten (Push oder E-Mail)

• Dokumente können bei Bedarf wieder entfernt werden

• Thema "Nachhaltigkeit", Go Green

• Moderne Art der Kommunikation

• Entlastung der Personalabteilung (HR)

• Kosteneinsparung (Logistik, Druckkosten, Wartung, Papier, Briefumschläge, Portokosten)