RECHNUNGSVERSAND PER E-POST

Ein seit über 60 Jahren in der Hauptstadt ansässiges Unternehmen versendet täglich seine Rechnungen über ProForma. Dabei wird im wesentlichen zwischen 3 unterschiedlichen Rechnungstypen unterschieden. ProForma teilt die Rechnungen entsprechend auf, erzeugt automatisch einen dynamischen, eindeutigen Dateinamen und schickt die Dokumente an das definierte Ausgabeziel. Das zugewiesene Ausgabeziel wird dynamisch zur Laufzeit anhand der Dateninhalte festgelegt.


Die Rechnungen werden entweder noch in der internen Poststelle gedruckt und verarbeitet, oder direkt und verschlüsselt (SSL) an die Deutsche Post AG gesendet.

Dort werden sie gedruckt und per E-POSTBRIEF auf dem Postweg versandt und/oder sie werden als PDF Datei für die Langzeit-Archivierung gespeichert.


Hierfür erstellt ProForma den Ablagepfad dynamisch nach Kundenvorgabe z.B <Ablageordner>\Kunde\ PDF\<Rechnungstyp>\<Jahr>\<Monat>\<Tag>.


Im Einsatz befinden sich folgende Produkte/Module:

  • ProForma infinitec PROFESSIONAL

  • ProForma Server ARCHIV

  • ProForma FileTools RAW


Kundenanwendung: Unix/Linux (ASCII)


Was sind die Vorteile des E-POST Versands?

  • Versand der Rechnungen auch aus dem "mobile" Office

  • Automatische Bestimmung des Ausgabekanals

  • Entlastung der Poststelle

  • Keine Versandverzögerung bei Mitarbeiterausfall

  • Kosteneinsparung (Logistik, Druckkosten, Wartung, Papier, Briefumschläge, Portokosten)