Die ProForma FileTools ermöglichen den Brückenschlag zwischen verschiedenen Systemen. Mit ihnen wird der Dokumentenaustausch z.B. zwischen ERP und Output Management-System vollzogen. Darüber hinaus übernehmen sie weitere Aufgaben des Transport und der Überwachung von Daten und Dokumenten.
Sie bestehen aus zwei Hauptmodulen ProForma F2P Service und ProForma FWatch Service. Verarbeitet werden die Datenformate ASCII, EMF, PDF, PS, PCL, XML, Office und Grafik. Über die einzelnen Vorgänge können Anwender per E-Mail benachrichtigt werden. Hierfür ist die Verwendung eines SMTP-Servers notwendig.
PROFORMA F2P DIENST
ProForma F2P Service übernimmt die Überwachung auf eingehende Dateien in Verzeichnissen. Der Druck der Dokumente erfolgt automatisch nach frei bestimmbaren Kriterien Der Ausführungszeitpunkt bei Erreichen einer bestimmten Dateianzahl ist ebenso möglich wie die Ausführung nach Ablauf eines definierten Zeitintervalls. Außerdem stehen viele weitere Optionen wie das Auswählen von Dateinamen oder das Anfügen eines Zeitstempels zur Verfügung. Erzeugt das ERP-System für jeden Geschäftsvorgang eine einzelne Druckdatei (Online-Druck), so hilft die Batch-Funktion bei der Verwaltung: Nach wählbaren Vorgaben können mehrere Druckdateien zu einem Gesamtdruckauftrag zusammengefasst werden.
PROFORMA FWATCH DIENST
ProForma FWatch Service übernimmt die Überwachung auf eingehende Dateien in Verzeichnissen und Postfächern. Die weitere Verarbeitung der Dokumente erfolgt automatisch nach frei bestimmbaren Kriterien. Der Ausführungszeitpunkt bei Erreichen einer bestimmten Dateianzahl ist ebenso möglich wie die Ausführung nach Ablauf eines definierten Zeitintervalls.
PROFORMA FILESTORE
Der ProForma FileStore empfängt Daten auf dem Druckweg und speichert diese zur späteren Verarbeitung in einem Verzeichnis. Hierfür wird ein Drucker im Windows Drucksystem installiert über dessen Eigenschaften der FileStore konfiguriert werden kann.